Az adatszolgáltatás kiterjesztését követően – 2020. július 1-től – több problémát is felvet az, ha minden vásárlásról számlát kérünk. A beszerzések eladó által lejelentett számlái alapján egy adóellenőr esetleg következtethet egy be nem jelentett tevékenységi körre, vagy a meglévő tevékenységi kör nagyobb volumenére, és az el nem számolt költségek figyelembevételével egy becslési eljárást is lefolytathat.
1. Kell-e minden vásárlásról számlát kérni?
Röviden a válasz az, hogy NEM ! Sokszor tapasztalható az, hogy a pénztárnál sorban állva többen is olyan dolgokról kérnek számlát, mely lehet, hogy csak a család igényeit elégíti ki. Vagy korábban – könyvelőként is tapasztaltam -, hogy minden vásárlásról számlát kértek, amit el lehet ezek közül számolni azt könyveljük le, a maradékot „dobjuk ki”.
Most az adatszolgáltatás kiterjesztését követően – 2020. július 1-től – több problémát is felvet az, ha minden vásárlásról számlát kérünk. A beszerzések eladó által lejelentett számlái alapján egy adóellenőr esetleg következtethet egy be nem jelentett tevékenységi körre, vagy a meglévő tevékenységi kör nagyobb volumenére, és az el nem számolt költségek figyelembevételével egy becslési eljárást is lefolytathat.
Az sem ritka, hogy pl. a METRO-ban a vállalkozás részére és saját részre is vásárol a magánszemély, de az eladásról csak egy számla kerül kiállításra. Ilyen esetben a költségelszámolás szempontjából az sem mindegy, hogy készpénzzel vagy kártyával fizet a vállalkozó.
Ha a számlákat készpénzben egyenlíti ki a vállalkozó, akkor csak a számla azon sorai kerülnek könyvelésre, amely sorokban a vállalkozás érdekében felmerülő beszerzések szerepelnek. Ekkor az adatszolgáltatásban az eladó által lejelentett számla megjelenik és megjelenik a vevői oldalon is részösszegben elszámolt számlaadat.
Abban az esetben, ha az ellenértéket a vállalkozói bankszámláról – kártyával – egyenlítették ki, akkor az ügyletet rögzíteni kell a nyilvántartásokban, mert a bankszámlán megjelenik a terhelés. Gyakori eset, hogy nem könyvelik a számlát, de az elutalt összeget kimutatják a vállalkozó felé követelésként, amit aztán befizet a vállalkozás pénztárába vagy bankszámlájára.
Összefoglalva: Akár teljes összegben, akár részösszegben le nem könyvelt és az eladó által lejelentett számla a NAV látóterébe kerül. Ha pedig a számlán szereplő áfa érték eléri a 100 000 Ft-ot és ez nem jelenik meg a vevői oldalról az áfa bevalláson (amit szintén lát a NAV az M-es lapon) – mert költségként nem elszámolható a számla, akkor áfa ellenőrzésre is behívhatják az érintett vállalkozót. Tehát csak arról szabad számlát kérnie a vállalkozásnak, ami a tevékenység végzéséhez szükséges beszerzéseket tartalmazza.
2. Minden számlán szerepelnie kell-e a vevő és az eladó adószámának?
A rövid válasz ebben az esetben az, hogy IGEN. A számlaadat-szolgáltatás szempontjából 2020. július 1-je egy fontos mérföldkő volt, mivel ettől az időponttól az adatszolgáltatás értékhatára eltörlésre került, valamint a számlázó programok számára ettől az időponttól át kellett térni egy újfajta adatszolgáltatási verzióra. Az áfa törvényben előírt kötelezettség, hogy a kiállított számlán mind a vevő, mind pedig az eladó adószámát fel kell tüntetni. Sajnálatos eset az, hogy nem minden esetben történik meg ez. A számla befogadó kötelezettsége az, hogy a számla átvételekor ellenőrizze, hogy mind az eladói, mind pedig a vevői oldalon szerepel-e a számlán adószám. Ha nem szerepel a számlán adószám, akkor ezt a szabálytalan számlát vissza kell adni/küldeni a kiállítónak azzal, hogy javítsa ki a számlát.
Mi történik akkor, ha ez a szabálytalan számla elkerül a könyvelőhöz?? A könyvelő szól az ügyfelének, hogy ezt a szabálytalan számlát nem könyvelheti le. Ekkor az ügyfél ennek nem örül (esetleg szidja a könyvelőt is) és természetesen ekkor a könyvelő felszólítására fogja a számlát a kiállítónak visszaküldeni javításra. Vagy: azt mondja a könyvelőnek, hogy könyvelje le, majd szól a partnerének??!! Hát ez a kellemetlen része a dolognak, de a könyvelő ekkor azt teheti, hogy áfa-mentesen könyveli le a számlát, vagy félre teszi és megvárja a javított számlát és elkésett számlaként fogja lekönyvelni az adott számlát. Ebben az esetben a számla adótartalma – helyesen – nem kerül levonásra, de a vállalkozónak ez nem jó!! Tehát mi a jó megoldás: az, hogy a számla befogadója a befogadáskor ellenőrzi a számlákat, hogy azon az adószám helyesen feltüntetésre került-e és ennek megfelelően cselekszik.
3. Hogyan történik a sztornó és a korrekciós számlák befogadása és könyvelése?
2020.július 1-től, minden számláról adatszolgáltatás történik a NAV felé, vagy kézi adatfeltöltéssel, vagy a számlázó programok által, elektronikus úton történő adatszolgáltatással. Az adatszolgáltatás a számlákon túl a „Számlával egy tekintet alá eső okiratra”, a sztornó számlákra és a korrekciós számlákra is kiterjed. Ha ez így van, akkor ezekről mindről adatszolgáltatást is kell adni, és az elszámolásokba is be kell, hogy kerüljenek. Mit jelent ez, azt, hogy ha számlázáskor egy számlát rosszul állítunk ki, és ezt észre is vesszük, kiállítjuk a sztornó számlát (minden tétele mínuszos lesz), majd pedig a helyes adatokkal készült számlát, akkor mind a három számláról adatszolgáltatást kell teljesíteni – gépi számlázó programnál ez automatikusan így történik.
Fontos, hogy a könyvelőnek is le kell adni mind a három számlát! És a könyvelőnek mind a három számlát le is kell könyvelnie. A sztornó számlán minden esetben fel kell tüntetni a sztornózott számla számlaszámát. Ha ez nem szerepel a sztornó számlán, akkor az érvénytelen és nem szabályos. A gépi számlázó programok mindig feltüntetik az eredeti, sztornózott számla számát. De a kézi kiállítású számlán is mindig fel kell tüntetni az eredeti számla számát.
A korrekciós számla egy bizonyos számlát érint, mely az eredeti értéket korrekciózza, módosítja. Legjobb példa erre, a göngyöleggel kiszállított áru számlák kiszállítása után a számla korrekciója a göngyöleg visszavásárlásakor. Ekkor is egy negatív összegű számla kerül kiállításra. Tehát itt is kötelező feltüntetni az érintett számla számlaszámát, mert nélküle a számla érvénytelen számlának minősül. Sajnos erre nem minden számlakibocsátó figyel oda, még a legnagyobbak sem. Ezért a számlabefogadójának kell ezt figyelnie és jeleznie a számla kiállító felé a hibás kiállítást.
4. Mi várható a jövőben?
A következő mérföldkő 2021. január 1-je lesz, amikor az adatszolgáltatási kötelezettség kiterjed a nem adóalanyok részére kiállított valamint a nem belföldi teljesítésű bizonylatokra is.
Az adatszolgáltatási változásokkal együtt a számlák kiállítási technikák is jelentősen átalakulnak, vagy már át is alakultak. A nyomtatvány alapú számlázás továbbra is lehetőség marad az adóalanyok számára. De sajnos ez egy olyan megoldást jelent egyre inkább, mely jelentős adminisztrációs terhet jelent mindazoknak, akik nagy mennyiségben állítanak ki ilyen típusú bizonylatot (számlát és nyugtát is) A kézi számlát használók egy válaszút elé kerülnek, vagy elkezdenek digitalizálni, vagy pedig nagyfokú adminisztrációs teherrel fognak szembenézni.
Az áfa törvény adóalanyokról és nem adóalanyokról beszél. Adóalanynak számít mindenki, aki belföldön gazdasági tevékenységet végez, függetlenül annak formájától. Tehát áfa alanynak számítanak az alanyi mentes adózók, a tárgyi mentes tevékenységet folytatók, valamint a KATA-s egyéni vállalkozók, az adószámos magánszemélyek is. Nem számítanak adóalanynak az olyan szervezetek, amelyek nem végeznek gazdasági tevékenységet.
A belföldi adóalany fogalmába tehát nem csupán azok a vállalkozások tartoznak, amelyeknek „2”-es az adókódjuk, hanem szinte minden olyan adózó, akinek/amelynek adószáma van. Tehát belföldi adóalanynak minősül az „1”-es adókódú vállalkozás is.
A belföldi adóalany fogalma mind számlakibocsátói, mind pedig számlabefogadói oldalon nagyon fontos fogalom. A számlaadat-szolgáltatási kötelezettség ugyanis nem a számlán szereplő tételsoroktól függ elsősorban, hanem az eladó és a vevő jogállásától. Amennyiben mindkét oldalon belföldi adóalany van, akkor szinte biztos az adatszolgáltatási kötelezettség.
Magánszemélyeknek kiállított számla például nem tartozik az adatszolgáltatási kötelezettség alá, és nem is szabad a magánszemélyeknek kiállított számlákról adatot szolgáltatni. Majd 2021. január 1-től fog hatályba lépni az ezen számlákra vonatkozó adatszolgáltatási kötelezettség. Ugyanakkor ez a kötelezettség nem fogja érinteni a magánszemély vevő nevét és címét. Ebből kifolyólag hosszú távon fel kell készülnünk arra, hogy a magánszemély vevőket meg tudjuk különböztetni az adóalany vevőktől. Fontos azt is hangsúlyozni, hogy az adatszolgáltatási kötelezettség eltér a számla kiállítási kötelezettségtől. Tehát a magánszemély adatait a számlán továbbra is kell majd szerepeltetni, ugyanakkor a számlaadat-szolgáltatásban nem szabad benne lennie.
Összegzés: A fentiekben részletezett kérdések mindegyike azt sugallja, hogy milyen felelőssége van a vállalkozónak akár számla kiállítói oldalról, akár befogadói oldalról. Ez a felelősség fontos az áfa elszámolásokban és mindkét oldalon súlyos pénzeket is jelent, jelenthet. Tehát kiemelten kell ezekre figyelni és ezzel az írással ezt kívánom elősegíteni.
